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Personio ist eines der beliebtesten Bewerbermanagementsysteme weltweit. Mit unserer Integration kannst du Heyflow-Felder mit Personio-Feldern verknüpfen und Heyflow-Antworten als neue Kandidaten in Personio erfassen.
Wichtiger Hinweis
❗ Für alle Daten, die du zuordnen möchtest, muss ein System Label eingerichtet werden (alternativ muss für das Feld eine Variable festgelegt werden).
❗ Personio erlaubt es nicht, dass eine E-Mail-Adresse mehrfach für dieselbe Stellenanzeige verwendet wird. Wenn für die ausgewählte Stelle bereits eine Bewerbung mit dieser E-Mail-Adresse existiert, kann die Integration keine neue Bewerbung hinzufügen. Eine Aktualisierung bestehender Bewerbungen ist nicht möglich. In diesem Fall wird der Owner des Flows per E-Mail benachrichtigt.
Einrichtung
Account verbinden
Gehe in deinem Heyflow auf "Integrieren" und dann auf den Tab "Antwort-Routinen".
Klicke auf "Mit Personio verbinden". Es erscheint ein Pop-up-Fenster, in dem du aufgefordert wirst, deine Personio-Anmeldedaten anzugeben.
Gib deiner Integration einen Namen. Dies hilft dir, den Account besser zu identifizieren, solltest du mehrere Accounts nutzen.
Füge die Unternehmens-ID sowie den Zugriffs-Token von deinem Personio Account hinzu und klicke auf Konto hinzufügen.
🔎 Wo du deine Anmeldedaten in Personio findest
Folge der untenstehenden Anleitung, um alle nötigen Informationen für die Integration zu erhalten:
Logge dich in deinem Personio Account ein.
Gehe zu Marketplace und Verbundene Integrationen.
Klicke auf Recruiting-Integrationen, um deine Unternehmens-ID und Zugriffs-Token zu kopieren.
Datenfelder zuordnen
Wähle folgendes Personio-Ziel aus: Stellenbewerbungen.
Wähle ein Heyflow-Feld aus und ordne es dem entsprechenden Feld in deiner Integration zu. Du kannst wählen zwischen:
vordefinierten System-Feldern wie Heyflow-ID, Referrer, URL (mit Parametern) oder A/B-Test-ID und -Version;
einem statischen Texteingabefeld, um feste Werte zu übermitteln (z.B.eine Bezeichnung, die nur an die Integration gesendet wird);
oder beliebigen Eingaben aus deinem Flow.
Wiederhole diesen Vorgang für alle relevanten Felder und klicke anschließend auf "Änderungen speichern".
Das war's schon, ab jetzt erhältst du deine Antworten in Personio als Bewerbungen!
❗ Derzeit können in der Integration nur Standardfelder von Personio verwendet werden. Ein Mapping auf benutzerdefinierte Felder ist aktuell nicht möglich.
🔎 Einzelne Datei-Uploads können direkt weitergeleitet werden, da jeder Upload einen eigenen Link erzeugt. Wenn du mehrere Dateien erfassen möchtest, kannst du mehrere Upload-Blöcke in deinem Flow hinzufügen. Erfahre hier mehr über Uploads.
Bewerbungen einer bestimmten Personio-Stellenausschreibung zuordnen
Du kannst Bewerbungen einer bestimmten Personio-Stellenausschreibung zuordnen, indem du die Stellen ID mitsendest.
Schritt 1: Stellen-ID finden
Die Stellen-ID ist in Personio selbst zu finden. Öffne Recruiting in der Seitenleiste und suche den entsprechenden Job unter Stellen. Sobald du die Stelle öffnest, kannst du die numerische ID in der URL finden, wie in diesem Beispiel 2028881.
Schritt 2: Informationen in Heyflow einfügen
Um die Job-ID in deiner Antwort zu senden, müssen wir sie in Heyflow einrichten und das entsprechende Feld zu dem Feld Stellen-ID in der Personio-Integration wie zuvor beschrieben zuordnen.
Wenn du eine einzelne Stellenausschreibung in deinem Flow verwendest, kannst du die Stellen-ID-Informationen in einem statischen Text direkt in der Personio Integration hinterlegen und dem Feld Stellen-ID zuordnen.
Wenn du mehrere Stellenausschreibungen in einem Flow verwendest, kannst du einfach die Job-ID als System Label für jede Option einfügen.
URL Parameter Tracking
Wenn du URL/UTM-Parameter aus deinem Flow an Personio weitergeben möchtest, musst du ein verstecktes Eingabefeld einrichten, um die Daten zu erfassen. Sobald das Feld eingerichtet ist, kannst du es mit den entsprechenden Feldern in deiner bevorzugten Antwort-Routine verknüpfen.
Die UTM-Parameter werden dann automatisch mit jeder Antwort übermittelt – und das, ohne dass deine Besucher es bemerken. 🚀
Troubleshooting
Wenn bei deiner Integration ein Problem auftritt, erfolgt eine automatische Benachrichtigung per E-Mail. Die Nachricht enthält die Flow-ID, Antwort-ID sowie eine Beschreibung des Fehlers, der von deiner Integration zurückgegeben wurde.
Eine Übersicht häufiger Fehler und allgemeine Empfehlungen findest du im Troubleshooting-Guide für Antwort-Routinen.