Um die Zusammenarbeit zu erleichtern, gibt es im Agency Portal verschiedene Zugangsarten. Hier erfährst du, welche Rollen es gibt und wie du dein Team einladen kannst. Außerdem lernst du alles über unsere Kontaktkarte, Aktivitätenlog und Kommentarfunktion.

Rollen und ihre Berechtigungen

Überblick

Im Agency Portal gibt es drei verschiedene Level an Zugriffsrechten:

Rolle	Berechtigungen
Administrator	Zugriff auf Einstellungen (Aussehen verändern, Nutzer einladen, Heyflows mit dem Portal verbinden, Felder anpassen), Einträge sehen und bearbeiten
Bearbeiter	Einträge sehen und bearbeiten
Betrachter	Einträge sehen, aber keine Bearbeitung der Felder möglich

Einladungen

Nachdem dein Portal erstellt ist, kannst du sofort dein Team zur Mitarbeit oder auch deine Kund:innen zur Einsicht der Bewerbungen oder Leads einladen.

So funktioniert es:

Klicke oben links auf "Portal Einstellungen".
Gehe zum Tab "Nutzer".
Gib die E-Mail-Adresse der Person ein und wähle ihre Rolle in deinem Portal aus.
Klicke auf "Einladen", um ihnen eine Einladung per E-Mail zu schicken.

Änderungen

Du kannst die Rollen der Nutzer:innen im Portal jederzeit nachträglich anpassen.

So funktioniert es:

Klicke oben links auf "Portal Einstellungen".
Gehe zum Tab "Nutzer".
Wähle neben der Person, deren Zugang du ändern möchtest, eine neue Rolle aus der Dropdown-Liste aus.

💬 Um den Besitzer deines Agency Portals oder Organisation zu ändern, wende dich bitte an deinen Customer Success Manager oder an unser Support-Team über die Chat-Bubble.

Entfernen

Du kannst Nutzer:innen jederzeit aus deinem Portal entfernen, sollten diese doch keinen Zugriff mehr benötigen. Entfernte Nutzer:innen können zu einem späteren Zeitpunkt wieder hinzugefügt werden.

So funktioniert es:

Klicke oben links auf "Portal Einstellungen".
Gehe zum Tab "Nutzer".
Klicke neben der Person, die du entfernen möchtest, auf "Entfernen".
Der Zugang der Person zu deinem Agency Portal wird dann sofort gelöscht.

Kontaktkarte

Alle Einträge in deinem Portal haben links eine Kontaktkarte, die sich auf Klick öffnet, um den Mitgliedern des Portals weitere Informationen zum Aktivitätsverlauf liefern. Hier findest du z.B. Kommentare und kannst sehen, wer zu welchem Zeitpunkt den Status des Leads oder Bewerbenden geändert hat.

Kommentarfunktion

Mit der Kommentarfunktion erhalten alle Mitglieder des Portals einen guten Überblick über alle individuellen Anmerkungen des Teams. Die E-Mail-Adresse und Zeitpunkts des Verfassens geben weitere relevante Informationen.

Aktivitätenlog

In der Kontaktkarte werden neben den Kommentaren auch alle Änderungen im Statusfeld dokumentiert, sodass diese Aktivitäten von allen Mitgliedern nachverfolgt werden können.